L’ONG Tolotsoa Recrute 1 Responsable Administratif & Financier


TERMES DE REFERENCES

RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER


 

Présentation de l’ONG Tolotsoa

L’ONG Tolotsoa est une organisation apolitique malgache, ayant pour objet toutes activités relatives au développement, à l’amélioration et la promotion de la démocratie à travers l’engagement civique des jeunes et des étudiants en particulier. L’ONG regroupe plus de deux cents étudiants bénévoles répartis sur sept villes de Madagascar. Issus de filières diverses, ces jeunes effectuent des activités civiques bénévoles visant à consolider la démocratie et contribuer au développement de Madagascar. Les étudiants qui constituent l’ONG ont peu de moyens, en particulier ceux venus des provinces pour effectuer leurs études dans la capitale. Ainsi les activités de Tolotsoa sont multidimensionnelles : elles permettent également aux jeunes d’acquérir des connaissances et aptitudes et d’obtenir une première expérience, tout en forgeant leur citoyenneté et leur engagement. Les membres de l’ONG partagent la conviction que le bénévolat peut devenir un des principaux leviers du développement social et économique à Madagascar. Le bénévolat aide à tisser des liens de confiance et de réciprocité entre les citoyens, et permet de mieux connaître les problèmes qui touchent la vie des autres.
Les objectifs spécifiques de Tolotsoa sont :
Promouvoir la démocratie
Inciter les citoyens, et en particulier les jeunes, à contribuer au développement de Madagascar à travers leur engagement civique
Développer les capacités socioprofessionnelles des jeunes en leur responsabilisant afin qu’ils acquièrent une expérience valorisante qui leur permet de prendre confiance en eux-mêmes.

 

 

Résumé du poste

Sous la supervision du coordonnateur du projet, le RAF a en charge la comptabilité, les finances et les matériels de l’ONG. Il est responsable du respect des systèmes et procédures administratifs, comptables et financiers, en s’assurant de la conformité des procédures engagées avec le manuel de procédures administratives, financières et comptables de l’ONG, les règlements et lois en vigueur à Madagascar ainsi que les règlements des bailleurs. Il devra promouvoir une utilisation rationnelle des ressources de l’ONG.

 

 

Tâches et responsabilités
Gestion financière et comptable
  • Développer et gérer de manière efficace les ressources financières de l’ONG
  • Assurer le développement, le maintien et le suivi de systèmes et procédures comptables, administratives et financières
  • Assurer le contrôle de gestion adéquat pour l’ensemble des programmes et opérations de l’ONG
  • S’assurer de la conformité des systèmes et procédures de l’ONG avec les lois et règlements et fiscalité en vigueur à Madagascar, les normes internationales reconnues et les règlements et normes imposés par les bailleurs de l’ONG
  • Etablir et suivre les budgets de l’ONG basés sur les plans stratégiques et programmatiques approuvés par le Conseil d’Administration
  • Assurer une information financière périodique et régulière pour les responsables clés de l’ONG permettant le contrôle de gestion
  • Conseiller le coordinateur sur les conséquences financières et comptables des décisions et plans stratégiques et programmatiques.
  • S’assurer de la préparation dans les délais de toute information financière (rapport annuelle de l’ONG, rapports financiers des subventions…) aux bailleurs ou aux autorités concernées.
  • Assurer la revue et l’autorisation de tout état de contrôle financier et comptable, notamment les rapprochements bancaires, les états de caisse, etc.
  • Fournir un appui technique continu, renforcer les capacités administratives, comptables et financières des associations en lien avec l’ONG tout en s’assurant du suivi et du contrôle des subventions accordées à ces bénéficiaires.
  • S’assurer de l’existence à tout moment d’un système de suivi et de contrôle des fonds versés aux bénéficiaires dans le cadre de subventions
  • Assurer la coordination entre l’équipe financière et l’équipe programmatique dans le suivi des subventions aux bénéficiaires
  • Mobilisation des fonds
  • Participer pleinement à la rédaction et la défense des projets de l’ONG
  • Établir et maintenir les réseaux des donateurs.

 

Administration
  • Appliquer les procédures administratives et savoir faire preuve d’un bon esprit d’analyse dans leur mise en œuvre
  • Veiller à l’application et au respect du règlement interne de l’ONG
  • Veiller au bon fonctionnement quotidien du bureau à travers une gestion administrative efficace et professionnelle et contribuer à la création de conditions pour une bonne ambiance de travail
  • Soumettre au coordinateur de projet tout document administratif pour l’interprétation des textes ou le règlement éventuel de conflits avec le personnel ou avec les tiers
  • Assurer en coordination avec le coordinateur la préparation et la soumission des demandes de financement auprès des partenaires financiers
  • Assurer le suivi administratif des contrats des prestataires de l’ONG en coordination avec le le coordinateur
  • Assurer la coordination des différents déplacements du personnel

 

Gestion matérielle
  • Organiser la gestion de la logistique
  • Assurer les approvisionnements de l’ONG en fournitures de bureau et en équipements.
  • Tenir à jour le registre d’enregistrement des biens mobiliers et immobiliers de l’ONG
  • Faire l’inventaire périodique et annuel des immobilisations
  • Superviser la gestion des stocks de fournitures de bureau
  • Mettre en place le classement et l’archivage des dossiers
  • Gestion des ressources humaines
  • Rédiger les contrats du personnel permanent de l’ONG, ainsi que ceux des consultants ou autres personnes sous contrat durant les projets mis en œuvre par l’ONG
  • Organiser et repartir les tâches du personnel de soutien et assurer leur supervision directe
  • Organiser et apporter son assistance au recrutement du personnel local
  • Gérer les dossiers des recrutements
  • Préparer les états et les bulletins de salaires du personnel
  • Gérer les dossiers du personnel tout en garantissant leur sécurité et leur confidentialité.

 

Autres
  • Réaliser toute autre tache rentrant dans le cadre des compétences et à lui confier par le coordinateur.

 

 

Profils du candidat
  • Il devra être titulaire au moins d’une licence en finance comptabilité, en gestion ou économie, posséder une grande rigueur et justifier d’une expérience d’au moins 2 ans à un poste dans la gestion comptable et financière, administration de programmes ou de projets de développement ou d’une ONG. Les nouveaux diplômés à forte potentialité sont également encouragés à déposer leur candidature. Il devra avoir des qualités de diplomate axé sur la résolution des problèmes.
  • Il justifiera d’une solide connaissance de l’environnement économique en cours à Madagascar, notamment pour ce qui concerne le secteur des organisations de la société civile et devra être capable d’identifier les réponses à apporter aux problèmes révélés.
  • Il devra posséder les qualités nécessaires pour motiver une équipe, des qualités de leadership, une vision stratégique, patience et diplomatie dans les relations interpersonnelles et esprit d’entreprise. Il devra également manifester un intérêt certain pour les programmes d’activités de l’ONG Tolotsoa et l’engagement civique des jeunes.

 

 


Modalités

Les candidats doivent faire parvenir leur candidature (lettre de motivation, CV, diplômes, prétention salariale) avant le dimanche 10 juillet 2016 au plus tard à l’adresse électronique [email protected] avec en copie [email protected].


 

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